Tujuan SIM Pada Organisasi Publik dan Privat

makalah

Sistem Informasi Manajemen

Tentang

Tujuan SIM Pada Organisasi Swasta dan Publik

Dosen Pembimbing:

 Aldri Frinaldi, SH., M. Hum.
19700212 199802 1 001

OLEH:

FADHILA YANI

1101594

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2013

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Di zaman sekarang ini perkembangan kemajuan tehnologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi. Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia. Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya. Maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu sistem informasi  untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya.

Menurut Sutabri (2008), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan untuk mendukung terlaksananya setiap fungsi dari unit organisasi. Menurut Gordon B. Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Untuk itu sebuah informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut memiliki kriteria sebagai berikut :

1.      Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

2.      Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Keakuratan informasi biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.

3.      Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

4.      Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.

Informasi yang relevan, akurat, lengkap dan tepat dapat diperoleh dengan mengoptimalkan penggunaan sistem dan teknologi informasi.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada lancar tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidaksetabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi seperti  hasil keputusan yang tidak menggambarkan persoalan yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informasi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya.

Seperti diketahui organisasi publik diwarnai dengan sistem yang begitu tersentralistis dan seragam untuk semua departemen. Perubahan-perubahan yang muncul yang berkaitan dengan perkembangan teknologi akan sulit sekalli diterima sebagai realita yang harus diterima. Lain halnya dengan organisasi privat yang cenderung mengutamakan keuntungan, sehingga manajemen yang dipersiapkan memang hanya tertuju untuk memperoleh keuntungan dan sistemnyapun tidak terlalu berbelit. Kenapa terdapat perbedaan ini? Mungkinkah terdapat perbedaan tujuan penggunaan Sistem informasi pada organisasi publik dan privat?.

Berdasarkan pemaparan di atas, maka kita perlu mengkaji lebih dalam tentang tujuan penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada organisasi publik dan privat.

1.2.Rumusan Masalah

a.       Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi Privat

b.      Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pada Organisasi Publik dan Organisasi Privat

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Perbedaan Organisasi dan Privat Secara Umum

Sebelum kita mengulas perbedaan organisasi publik dan organisasi privat ditinjau dari pendekatan sistem informasi, ada baiknya kita melihat perbedaan organisasi publik dan organisasi privat secara umum terlebih dahulu. Berikut adalah perbedaan organisasi publik dan organisasi privat secara umum.

1. Organisasi Publik

a. Pengertian

Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

b. Lingkungan Organisasi

1.      Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas.

2.      Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.

3.      Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi

2. Organisasi Privat

a. Pengertian

Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi privat ditujukan pada hal – hal yang „terpisah‟ dari masyarakat secara umum. Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

b. Lingkungan Organisasi

1.      Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas  wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.

2.      Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.

Secara umum, perbedaan antara organisasi publik dan privat dapat dibedakan sebagai berikut:

Perbedaan	Organisasi Publik	Organisasi Privat
Tujuan organisasi	Nonprofit motive	Profit Motive
Sumber pendanaan	Pajak, retribusi, utang, obligasi pemerintah, laba BUMN/BUMD, penjualan aset negara, dsb.	Pembiayaan internal: Modal sendiri, laba ditahan, penjualan aktiva Pembiayaan eksternal: utang bank, obligasi, penerbitan saham
Pertanggungjawaban	Pertanggungjawaban kepada masyarakat (publik) dan parlemen (DPR/DPRD)	Pertanggungjawaban kepada pemegang saham dan kreditor
Struktur organisasi	Birokratis,kaku, dan hierarkris	Fleksibel: datar, piramid, lintas fungsional, dsb.
Karakteristik anggaran	Terbuka untuk publik	Tertutup untuk publik
Sistem akuntansi	Lebih banyak menggunakan sistem akuntansi berbasis kas	Akuntansi berbasis akrual

2.1. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pada Organisasi Publik dan Organisasi Privat

Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi Privat ditinjau dari pendekatan sistem infornasi terletak pada tujuan dan departemen/fungsi-fungsinya. Berikut perbedaan organisasi Publik dan Organisasi Privat ditinjau dari pendekatan sistem informasi.

a. Organisasi Privat

1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan

2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis

Seperti : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll

Adapun tujuan Strategis Untuk Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong organisasi privat untuk :

(1)   meningkatkan efisiensi operasional,

Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

(2)   memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar.

Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

(3)   Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

b. Organisasi Publik

1. Tujuan yang dilayani adalah citizen

2. Memiliki fungsi / departemen Publik

Seperti : o Bagian Kependudukan (SIMDUK),

o Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA),

o Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik

o Bagian Sistem Informasi Kepegawaian

Yang paling menonjol penerapan SIM di sektor public ditandai dengan dicanangkannya  sistem E-Government yang bertujuan untuk memberikan pelayanan yang lebih efektif dan efisien serta menjamin transparansi kepada masyarakat. Sehubungan dengan misi tersebut ada beberapa patokan pelayanan informasi publik yang tertuang dalam UU NO.14 tahun 2008 tentang  keterbukaan informasi publik yang harus diingat oleh setiap pelayan public. Yakni :

1.      transparansi adalah keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materiil dan relevan mengenai perusahaan.

2.      kemandirian adalah suatu keadaan di mana perusahaan dikelola secara profesional tanpa  benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak mana pun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan prinsip korporasi yang sehat.

3.      akuntabilitas adalah kejelasan fungsi, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban organ  perusahaan sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif

4.      pertanggungjawaban adalah kesesuaian di dalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan dan prinsip korporasi yang sehat

5.      kewajaran adalah keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak pemangku kepentingan(stakeholder) yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan.

Terlepas dari semua itu perkembangan sistem informasi manajemen dalam administrasi public memang belum sempurna apalagi dikaitkan dengan pemerintahan daerah. Banyak kendala yang dihadapi dan belum terlesaikan hingga saat ini. Salah satu permasalahan penerapan sistem informasi manajemen yang ideal adalah kurangnya pemahaman mengenai konsep ini terlebih pada sumber daya manusia yang belum cukup mampu menerapkan konsep ini disetiap sisi pemerintahan. Hingga saat ini Indonesia masih dalam proses mengembangkan SIM nya dalam rangka mewujudkan pelayanan yang lebih baik untuk masyarakat luas.

BAB III

PENUTUP

3.1.  Kesimpulan

Sistem Informasi ialah kombinasi dari Teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi tersebut untuk tujuan mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses tercapainya suatu tujuan dalam organisasi. (sumber: Wikipedia.com)

Banyak sekali manfaat yang didapatkan sebuah organisasi jika menggunakan Sistem Informasi ke dalam kegiatan atau operasional sebuah organisasi. Secara umum, sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Adapun tujuannya secara umum adalah:

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

3.2.     Saran

Dari penguraian di atas, kita telah dapat membedakan antara tujuan penggunaan SIM di organisasi publik dan privat. Saran penulis atas tujuan masing-masing organisasi tersebut adalah agar dapat menerapkan SIM secara benar dan sesuai tujuan yang telah direncanakan.